招展的基礎(chǔ)工作就是要創(chuàng)建科學(xué)的當(dāng)前及潛在客戶的數(shù)據(jù)庫，導(dǎo)入專業(yè)的客戶管理軟件實施招展進度的有效管理，打好與目標(biāo)參展商間的良性互動基礎(chǔ)。招展的成功與否，在一定程度上還取決于如何制定科學(xué)的招展計劃，即一份目標(biāo)明確且可量化的營銷方案對招展工作的時間安排與進度進行量化，以便在展覽展示營銷實施過程中可以分階段性地進行評估，招展如何取得成效，招展進度如何進行調(diào)控，都應(yīng)在招展計劃中具體提出相應(yīng)策略與戰(zhàn)術(shù)。
在執(zhí)行招展的過程中，負責(zé)招展工作的管理者往往會對招展?fàn)I銷策略產(chǎn)生不同的理解。在展覽組織工作實踐中，展覽展示營銷經(jīng)理與營銷人員會從不同角度將招展計劃作為營銷工作的指南，機械地實施招展步驟，從而忽略了動態(tài)調(diào)。而有經(jīng)驗的營銷團隊則將招展計劃作為基礎(chǔ)教材，在招展計劃中有機地發(fā)揮展覽營銷過程中的靈活性，有效把握招展計劃的游戲規(guī)則，動態(tài)地與營銷戰(zhàn)術(shù)和展覽的體戰(zhàn)略相結(jié)合，從而獲得最佳的營銷業(yè)績。
除了明確展覽營銷的目的與方向，招展計劃還應(yīng)突出展覽的相關(guān)優(yōu)勢（譬如扼要介紹展覽展示的特式與服務(wù)、展覽所具有的個性化與強勢方面的內(nèi)容），明確階段性的招展任務(wù)與組織措施，便于營銷人員更好地對目標(biāo)參展商進行有效的傳與推廣。當(dāng)然，還需對招展進度制定詳細和科學(xué)的時間控制計劃。
為實現(xiàn)招展目標(biāo)計劃，策略與戰(zhàn)術(shù)制定應(yīng)符合切實可行的原則。營銷人員應(yīng)適應(yīng)不斷變化的市場環(huán)境，在執(zhí)行計劃過程中，應(yīng)有效地創(chuàng)新招展的方法與手段，使招展工作在不斷的調(diào)中達到最佳的狀態(tài)。